Днес почти целият свят е затворен. Повечето хора работят от домовете си. Не се срещаме почти с никой „лице в лице“. Но животът продължава. Под друга форма.
На практика имаме физическа дистанция, но не и социална. Продължаваме да общуваме. Продължаваме да работим. Продължаваме да се радваме, да мечтаем. Продължаваме да спорим – може би малко повече. Неизбежно имаме конфликти. Имаме нужда от тяхното решаване. Днес, когато напрежението е по-високо, защото сме по-чувствителни, а средствата за справяне по-малко, повече от всякога е необходима медиация.
Всички медиаторски центрове по света предлагат онлайн медиация. Представяме Ви някои полезни съвети от Клеър Фаулър, управляващ редактор в mediate.com, медиатор, с докторска степен по организационно лидерство, координираща различни програми за онлайн разрешаване на спорове:
Днес медиация се прави чрез видеоконференции (Skype, Zoom и подобни). Други възможности включват само текст (напр. CREK) или онлайн чат. Някои медиатори се насочиха към телефонни споразумения, където насрочват телеконференция с всички участници или поотделно. От нашия опит и спрямо това какво са споделили медаторите в Mediate.com излиза, че най-често използваната и най-ефективната технология е използването на „Zoom“ за видеоконференция. Настоящата статия разглежда основния процес за медиация, използвайки Zoom он-лайн.
а. Започнете обаждането с включени видео и микрофон на всички участници, все едно, че те са в стаята.
б. Настройте всички видеа на екрана едновременно (вместо само видеото на говорещия). Това ще ви помогне да наблюдавате за възможните микро-реакции на слушащите участници.
в. Разрешете функцията за споделяне на екрана за всички. Ако някоя страна има предложение за промяна на документ, разрешете им да си споделят екраните, вместо да има нужда да изпращат документа по поща.
г. Разрешете използването на отделни срещи под формата на частни сесии. . Това ще даде възможност на страните да участват в частни разговори и да формират групи помежду си. Можете да управлявате това през настройките си и по-късно да го променяте по време на разговора Ви на живо.
д. Създайте идентификация на отделната среща /частната сесия/. Това ви позволява да използвате един и същи линк винаги да е еднакъв за всички участници.
а. Създайте покана (чрез email или покана през календар). Открийте какви са идентификациите на срещата и конференцията във вашите настройки, след което ги използвайте за създаване на лесна за ползване, приятелска покана, която ясно указва къде да кликнат.
б. Изпратете тази покана до участниците рано и след това периодично им напомняйте. Запомнете, че за много клиенти това е нов процес, така че е добре да споделяте и предавате информация с цел да им дадете увереност и удобство. След като срещата е определена, изпратете линка с информацията и след това отново около 15 минути преди нея.
в. Стартиране на срещата: Включете се в срещата около 5-10 минути преди определеното време за да направите някои промени на осветлението, звука и т.н. ВИНАГИ имайте втора възможност за звука! Ако говорителите звучат странно на вашия или на компютъра на друг участник, знайте как да се свържете с него по телефон. Някои медиатори споделят екран с изображение, който изглежда като канеща чакалня за участниците за да се види кога те са се включили. Докато тече медиацията се уверете, че никой не записва (обикновено се вижда с мигаща червена светлина в горния ляв ъгъл на екрана). Настройките ви би трябвало да го забраняват и вие да сте единствен, който може да записва срещата, но все пак е разумно да го проверите.
г. Създайте дневен ред и споделете екрана си: Нормално е да искате, докато хората разговарят, фокуса да е върху лицата им. Обаче, бъдете подготвени да споделите екрана си в момента, в който започнете да преговаряте за някакви данни или текст. Това означава да сте изчистили всички отворени приложения и е хубаво да имате отворена празна бланка на споразумение в Word, готова за попълване.
д. Създайте групи за отделни срещи /частни сесии/ ръчно: Ако е необходимо да създадете групи от клиенти, използвайте ръчната функция за да създаване на отделни срещи. Ако използвате автоматичната опция, то Zoom ще разпредели участниците в отделни срещи на случаен принцип.
е. Спиране на споделянето: Завършете медиацията със спиране на споделянето на екрана, така че да имате последната дума за да направите заключение за успешната медиация и да благодарите на участниците, както бихте се ръкували със страните, ако бяха лично с вас (и ако ръкуването е още разрешено…).
ж. Уведомете участниците какво да очакват по-късно: Уверете се, че страните знаят какви са следващите стъпки и срокове. Ще изготвите ли вариант на окончателното споразумение? Ще им изпратите ли копие, което да подпишат, сканират и изпратят обратно? Ще им изпратите ли фактура, през EasyPay или банков превод?
И от екипът на ЦРС:
Бъдете сигурни, че един ден това, което правите днес, ще се превърне в опит.
Бъдете сигурни, че не само днес, а винаги, достигането до хората - по всякакви начини- е най- важно – във всеки смисъл.
Онова, което вършим, ни отличава и очертава.
Нека се грижим за духа си и настройките на компютъра си.